We E-mailmarketing

Marketing-to-Sales Proces

Sarah en Robin aan tafel

Inhoud

Het marketing-to-sales proces is een vaak lastig te duiden proces. Wat houdt het nou precies in? En hoe richt je het op een juiste manier in? Over de samenwerking tussen marketing en sales is natuurlijk al heel veel geschreven. En in de praktijk blijkt dat het vaker niet, dan wel goed gaat. Maar we gaan je toch proberen om een eind op weg te helpen op deze pagina. We geven je in dit artikel een aantal concrete handvatten zodat jij aan de slag kunt gaan met jouw eigen marketing-to-sales proces.

Wat is een marketing-to-sales proces

Het marketing-to-sales proces is simpel vertaald: de samenwerking tussen marketing en sales. Vrijwel iedere IT-organisatie kent het fenomeen inmiddels wel. Er worden veel leads binnengehaald door marketing, maar wat er vervolgens met die leads gebeurt is vaak onduidelijk. En dat geldt natuurlijk ook voor de omgekeerde weg: sales draagt interessante organisaties aan voor marketing, maar daar horen zij niks meer van terug.

Door een goede basis te vormen voor dit proces kun je zorgen voor meer inzicht in de reis die een lead binnen jouw organisatie maakt. Zodra je dit beter in kaart hebt gebracht, wordt het dus ook mogelijk om beter te optimaliseren. Helaas is dat vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Veel organisaties zijn daarom op zoek naar een goede werkwijze binnen dit proces. Hoe richt je de samenwerking tussen marketing en sales nu goed in? En hoe zorg je ervoor dat die samenwerking in stand blijft?

Vereisten voor succes

Om marketing en sales goed met elkaar te laten samenwerken zijn er duidelijke afspraken en goede communicatie nodig. Lukt dat niet? Dan is de kans groot dat het proces niet tot stand komt en je dus de controle verliest over inkomende leads. Om het marketing-to-sales-proces tot een succes te maken, zijn er een aantal vereisten.

     1.Communicatie

De allereerste is een vrij simpele: duidelijke communicatie. En dat begint door een brainstorm te plannen met de salesafdeling én de marketingafdeling. Vanaf het moment dat je aan de slag gaat met dit traject is het belangrijk om met beide partijen duidelijk te communiceren. Door een basis te leggen tijdens die allereerste sessie kun je hier in de toekomst op voortborduren. Want zodra het proces staat is het enorm van belang dat beide partijen constant een kort lijntje blijven onderhouden. Is een lead niet warm genoeg? Dan moet deze terug naar marketing. Duurt het te lang voor marketing feedback krijgt? Trek aan de bel bij de verkopers. Alleen op die manier zal de samenwerking vruchten afwerpen.

     2. Afspraken maken

En ook de tweede vereiste is simpel, maar van onmisbaar belang: afspraken maken. Wanneer wordt een lead overgedragen naar sales? En op basis waarvan wordt die keuze gemaakt? De antwoorden op tal van dit soort vragen vormen de basis voor de afspraken die je met elkaar maakt. Om dit goed te laten werken is het raadzaam om deze afspraken te verwerken in een document zodat ieder teamlid dit te allen tijde kan raadplegen wanneer dat nodig is. Het is natuurlijk mogelijk om die afspraken na verloop van tijd te herzien. Het advies is echter wel om deze afspraken voor tenminste 6 maanden te laten staan en daarna te analyseren.

     3. Controle

Als deze afspraken eenmaal staan en de communicatie goed is afgestemd, dan moet dit ook daadwerkelijk worden nageleefd. Dus is het van belang dat er iemand binnen de organisatie is die grip houdt op dit proces en het duidelijk monitort. Door hier een specifiek persoon voor aan te wijzen, borg je dat die controle ook wordt uitgevoerd. Zo behoud je controle op het proces en kun je indien nodig snel bijsturen.

Wat moet je niet doen?

Er zijn natuurlijk ook voorbeelden bekend van zaken die je absoluut niet moet doen wanneer je werkt aan het marketing-to-sales proces. Daarom beschrijven we ook drie zaken voor je die je beter kunt nalaten.

De schutting gebruiken

In veel praktijkgevallen zien we dat de inkomende leads over de welbekende schutting worden gegooid. Komt het je bekend voor? Je ontvangt een lead vanuit marketing en hebt eigenlijk geen idee waar die lead vandaan komt en waarom jij daarmee aan de slag moet gaan? Of heb je het gevoel dat je vanuit sales juist alleen maar campagnes toebedeeld krijgt waar je eigenlijk niks mee kunt? Dan is de kans groot dat er een grote schutting tussen deze afdelingen opgesteld staat. Niet doen dus.

Meetings zonder elkaar plannen

Dit lijkt logisch, maar toch zien we vaak dat er geen gezamenlijke meetings tussen beide afdelingen zijn gepland. Dit zorgt voor ruis op de lijn omdat er geen vast moment gepland staat waarbij de huidige stand van zaken eens rustig kan worden doorgenomen. Wat is er dan makkelijker dan de marketingafdeling bij het salesoverleg laten aansluiten of andersom? Zorg daarom altijd voor een terugkerende meeting met beide afdeling om te voorkomen dat je langs elkaar heen gaat praten.

Werken zonder CRM systeem

Zijn alle afspraken helder? Heb je gezorgd voor een goede communicatiestroom? En weet je zeker dat iedereen zich aan het proces houdt? Dan is het gebruik van een goed ingericht CRM systeem onmisbaar. Maar hoe zorg je daarvoor en wat is belangrijk? Dat lees je in het volgende hoofdstuk.

CRM-systeem

Een Customer Relationship Management-systeem, kortweg het CRM, is dé plek waar het marketing-to-sales proces administratief in wordt verwerkt. In het CRM wordt bijgehouden welke leads vanuit welke bron en op welk moment zijn verworven. Vanuit hier worden leads doorgegeven aan sales en verwerkt sales wat er uiteindelijk met de lead gebeurt. Daarom is het zo belangrijk dat dit systeem aansluit op het proces waarmee de sales- en marketingafdeling werken.

Het CRM-systeem inrichten

In een meest ideaal scenario kun je na het in kaart brengen van het marketing-to-sales proces het door jou gebruikte CRM-systeem gaan inrichten. Zo kun je op basis van de uitkomst van het proces exact bepalen welke fasen je in het systeem wilt verwerken. En geeft het je de mogelijkheid om alleen de voor jou relevante velden beschikbaar te maken voor de collega’s die met het systeem moeten werken. In de praktijk blijkt echter in de meeste gevallen dat er al een CRM-systeem in gebruik is. En daar zal dan een nieuwe werkwijze in gevonden moeten worden.

Als dat het geval is, is er natuurlijk geen man overboord. Echter zorgt het wel voor een iets grotere uitdaging dan wanneer je vanaf nul kunt beginnen. Vaak zien we dat de grootste uitdaging ligt bij het bepalen wat er vanuit het bestaande proces nog relevant is voor een nieuw proces. Welke velden zijn nu écht nodig binnen het CRM-systeem? Welke fasen wil je behouden? Het zijn lastige keuzes, maar het is belangrijk om deze overtuigend te maken. Schroom niet om wat extra velden links te laten liggen zodat alleen de velden die voor het nieuwe proces belangrijk zijn daadwerkelijk zichtbaar worden. Want hoe meer keuzes in een systeem, hoe minder accuraat het wordt ingevuld.

Bijhouden en optimaliseren

Wanneer je uiteindelijk het CRM-systeem helemaal naar tevredenheid hebt ingericht, is het zaak om het systeem schoon en up-to-date te houden. Wil je het systeem voor je laten werken? Dan moet je zorgen dat je het voedt met de juiste data. Hoe meer vuile data in het systeem, hoe minder betrouwbaar jouw analyses en optimalisaties worden. Daarom doe je er goed aan om regelmatig eens in het CRM-systeem te kijken of er geen velden worden leeg gelaten of fasen worden overgeslagen.

Merk je dat er na verloop van tijd te veel velden beschikbaar zijn? Of zie je juist dat je specifieke data mist om het marketing-to-sales proces goed te laten functioneren? Dan staat het natuurlijk vrij om na verloop van tijd te bepalen dat er meer of juist minder velden moeten worden getoond. Maar ook hier geldt: less is more. Hoe lager de drempel voor jouw collega’s om met het systeem te werken, hoe eerder zij geneigd zullen zijn om het ook écht goed te gebruiken.

CRM en E-mailmarketing

Als je hebt gezorgd dat zowel de betrokken afdelingen en het CRM-systeem op een goede manier is ingericht. Dan kun je gaan kijken naar slimmigheden binnen dit proces. Één van die slimmigheden is om jouw CRM-systeem te koppelen met een e-mailmarketing pakket. HubSpot, Pardot en ActiveCampaign zijn voorbeelden van waar wij bij Leadgate graag mee werken. Binnen die systemen is het namelijk mogelijk om uitgebreide drip- campaigns in te richten zodat je jouw leads volledig geautomatiseerd kunt laten opvolgen.

Is het gelukt om de koppeling tussen beide systemen te maken? Dan kun je aan de slag gaan met slimme processen die het opvolgen van leads een stuk eenvoudiger maken. Heeft sales bijvoorbeeld contact opgenomen met een door marketing verworven lead, maar speelt er op dit moment geen project bij die betreffende organisatie? Richt dan een proces in dat zorgt dat een lead eenvoudig weer kan worden toegevoegd aan een workflow in het e-mailmarketing systeem. Zo zijn er talloze mogelijkheden waarbij je slim gebruik kunt gaan maken van de beschikbare data. Maar onthoud: zorg dat de data schoon en up-to-date is om te zorgen dat je ook écht op die data kunt vertrouwen.

Hoe helpt Leadgate haar klanten met het marketing-to-sales proces

Wanneer een organisatie heeft besloten om haar marketing-to-sales proces eens onder de loep te nemen, maar daar niet helemaal uitkomt helpen wij bij Leadgate graag. De afgelopen jaren hebben we voor verschillende klanten een marketing-to-sales proces mogen inrichten. Daaruit blijkt dat iedere situatie uniek is en daarom ook om verschillende oplossingen vraagt. Tijdens zo’n traject brengen we eerst volledig in kaart wat de ideale situatie is voor jouw organisatie. Gedurende die zoektocht spreken we met alle stakeholders binnen dit project om zeker te zijn dat we de juiste wens weten te formuleren. Daarna gaan we op basis van die wens en onze ervaringen op zoek naar het perfecte proces.

Staat dat proces eenmaal? Dan helpen we ook graag bij het vertalen van dat proces naar een gedegen inrichting van het CRM-systeem waar de organisatie op dat moment mee werkt. In de praktijk is dat vaak een project op zich omdat er veel komt kijken bij het (her)inrichten van een CRM-systeem. Daar blijven we echter graag bij betrokken om zeker te zijn dat wat er in overleg is bedacht, ook wordt geborgd in het systeem. Daarna kijken wij indien mogelijk uiteraard graag mee met de koppeling tussen een CRM-systeem en e-mailmarketing. Onze specialisten op het gebied van e-mailmarketing denken mee met de mogelijkheden die een dergelijke koppeling biedt.

We sluiten het project af door een laatste check te doen bij de livegang van het proces. Wordt er op de juiste manier gerapporteerd? Klopt de data in het CRM-systeem? Worden leads op een goede manier naar elkaar overgedragen? Indien nodig bieden we de mogelijkheid om collega’s te trainen in het gebruik van een specifiek systeem. Mochten er in de toekomst nieuwe vraagstukken zijn? Dan staan we natuurlijk voor je klaar!

Veelgestelde vragen

Om leads te genereren moet je geld uitgeven. Dat geld wil je uiteindelijk terugverdienen door leads te converteren in nieuwe klanten. Om controle te krijgen over die conversie adviseren we om een gedegen marketing-to-sales proces in te richten. Op die manier creëer je knoppen waaraan je kunt draaien om je conversie te verhogen.

Het is niet zomaar een project en dus is het belangrijk om het schaalbaar te houden. Kijk goed waar je wilt gaan starten. Staat er nu al een proces? Neem dat dan eens goed onder de loep. Doorloop dezelfde reis als jouw nieuwe leads en ontdek waar je verbeteringen kunt doorvoeren. Begin je helemaal vanaf nul? Start aan het begin: hoe genereer je nu leads en waar worden ze verwerkt?

Een CRM-systeem is ingericht om de data van (potentiële) klanten in te verwerken en te beheren. Een e-mailmarketing systeem daarentegen is met name gericht op nieuwe leads. Op het moment dat er via een online campagne of websiteformulier een nieuwe lead gegenereerd wordt, wordt deze verwerkt in het e-mailmarketing systeem. Binnen dit systeem zijn er verschillende mogelijkheden om deze lead van meer informatie te voorzien om hen verder door de buyer journey te helpen.

Verbeter de leadoverdracht van Marketing naar Sales

Wil je samen sparren over het verbeteren van jouw marketing-to-sales proces?

Gerelateerde content

Gerelateerde content

Blijf op de hoogte van alle online marketing ontwikkelingen.

AI-handleiding voor de online marketeer
Hoe schrijf je de beste prompt
Google Consent Mode V2

Norman Vincent Peale

Dr. Norman Vincent Peale (1898–1993) was a minister and author (most notably of The Power of Positive Thinking) and a progenitor of the theory of “positive thinking”.

Schedule a call

Marketing strategy helps you with:

Reid Hoffman

Reid Garrett Hoffman is an American internet entrepreneur, venture capitalist, podcaster, and author. Hoffman was the co-founder and executive chairman of LinkedIn, a business-oriented social network used primarily for professional networking.

Eddy Huang

Edwyn Charles Huang (born March 1, 1982) is an American film director, author, chef, restaurateur, food personality, producer, and attorney. He was a co-owner of BaoHaus, a gua bao restaurant in the East Village of Lower Manhattan.

Mother Theresa

Moeder Teresa, geboren als Agnes Gonxha Bojaxhiu (Skopje, 26 augustus 1910 – Calcutta, 5 september 1997), was een katholieke zuster, stichteres van de Missionarissen van Naastenliefde en Nobelprijswinnares voor de vrede. … In 2003 werd ze zalig verklaard en op 4 september 2016 volgde de heiligverklaring.

Warren Buffett

Warren Edward Buffett (Omaha (Nebraska), 30 augustus 1930) is een Amerikaans zakenman en investeerder. Hij is directeur en met een belang van 38% grootaandeelhouder van Berkshire Hathaway. Buffett staat al enkele decennia op de lijst van rijkste mensen ter wereld met in 2021 een geschat vermogen van 109 miljard dollar.